Köpa en befintlig webbplats: så hanterar du kundregister och personuppgifter

Att köpa en befintlig webbplats kan vara ett snabbt sätt att få besökare, innehåll och ibland även kunder. Men med sajten följer ofta data: nyhetsbrevsprenumeranter, kundkonton, kontaktformulär och statistik. Den delen av affären glöms ofta bort, trots att den kan skapa problem om den hanteras fel. Här är vad du behöver tänka på.

Vilka uppgifter följer med en webbplats?

Börja med att kartlägga vad som faktiskt finns. Fråga säljaren om:

• E-postlistor och nyhetsbrev, inklusive hur samtycke har samlats in.

• Kundkonton och orderhistorik om sajten har en webbutik.

• Meddelanden som kommit in via kontaktformulär.

• Besöksstatistik och vilka analysverktyg som används.

• Kopplingar till externa tjänster, till exempel betalningslösningar eller marknadsföringsplattformar.

Få säljaren att lista detta skriftligt. Det blir underlag för hur ni ska genomföra överlämningen.

Personuppgifter är inte vilken tillgång som helst

En e-postlista kan se ut som en värdefull tillgång, men den består av personuppgifter. Dataskyddsförordningen, GDPR, ställer krav på att det finns en rättslig grund för behandlingen och att de registrerade har fått information om hur deras uppgifter används. Integritetsskyddsmyndigheten, IMY, beskriver på sin sida om företags hantering av personuppgifter vad som gäller när företag samlar in och använder sådana uppgifter.

För dig som köpare betyder det att du inte automatiskt kan använda en lista hur som helst. Om prenumeranterna har anmält sig till ett nyhetsbrev om ett visst ämne kan det vara problematiskt att plötsligt skicka marknadsföring om något helt annat.

Frågor att ställa till säljaren

1. Hur har personuppgifterna samlats in, och vad fick de registrerade veta?

2. Finns det en integritetspolicy, och vad står det om överlåtelse?

3. Har säljaren haft personuppgiftsbiträdesavtal med de tjänster som lagrar data?

4. Har det förekommit incidenter, till exempel dataintrång?

5. Kan säljaren visa när och hur samtycken har lämnats?

Om svaren är oklara kan det vara klokare att köpa sajten utan listorna och bygga upp en egen lista från början.

Efter köpet: informera och städa

När överlåtelsen är genomförd bör du uppdatera integritetspolicyn så att den beskriver ditt företag som ansvarigt. Det är också god sed att informera befintliga prenumeranter om att sajten har bytt ägare och ge dem en enkel möjlighet att avregistrera sig. Passa samtidigt på att radera uppgifter som inte längre behövs, till exempel gamla meddelanden från kontaktformulär.

Tekniska saker att ta hand om

• Byt alla lösenord till publiceringssystem, webbhotell och e-posttjänster.

• Ta bort säljarens användarkonton.

• Se över vilka tillägg som samlar in data och avinstallera det som inte behövs.

• Kontrollera att formulär skickar uppgifter till rätt mottagare.

• Sätt upp säkerhetskopiering i ditt eget konto.

Skriv in ansvarsfördelningen i avtalet

Ett bra köpeavtal anger vad som ingår, vem som ansvarar för eventuella fel som uppstått före överlåtelsen och vid vilken tidpunkt ansvaret går över till köparen. Det skyddar dig om det senare visar sig att säljaren har hanterat uppgifter på ett felaktigt sätt.

Fler frågor att ställa när du köper en befintlig sajt finns på kopahemsida.nu.

Bedöm listan realistiskt

Säljare framhåller gärna antalet prenumeranter. Fråga i stället hur många som faktiskt öppnar utskicken och hur ofta de har fått mejl. En lista med tiotusen adresser som inte har fått något på flera år är sällan särskilt användbar, eftersom många adresser kan vara inaktiva och mottagarna kan ha glömt att de anmälde sig. En mindre lista med aktiva läsare som känner igen avsändaren är ofta mer användbar.

Om du väljer att inte ta över listan

Det är helt möjligt att köpa en webbplats utan kundregister och nyhetsbrevslistor. Då ber du säljaren att radera uppgifterna och bekräfta det skriftligt. Du bygger i stället upp en egen lista med tydligt samtycke från start. Det tar längre tid, men du vet exakt vad mottagarna har sagt ja till.

Sammanfattning

När du köper en befintlig webbplats köper du ofta även ansvar för personuppgifter. Kartlägg vad som finns, ställ frågor om hur uppgifterna har samlats in och uppdatera information och rutiner direkt efter köpet. Det tar lite tid, men det minskar risken för problem och gör att du kan använda sajten med gott samvete.